7 счетоводни грешки, които виждаме най-често при нови фирми

Повечето глоби, които виждаме при малките фирми, нямат нищо общо със сложни схеми. Причината почти винаги е някоя от няколкото грешки по-долу. В първите месеци изглеждат дребни, но с времето се натрупват и излизат наяве при първата проверка.

1. Лични и фирмени пари в една сметка

Плащате лични покупки с фирмената карта или взимате пари от касата, без да ги документирате. Това е най-честата грешка при ЕТ и малките ЕООД. При ЕООД парите на фирмата не са ваши, докато не ги изтеглите по законен начин – като заплата, възнаграждение на управител или дивидент. Всичко друго при проверка може да се приеме за скрито разпределение на печалба и да бъде обложено допълнително.

Какво да направите: отделна фирмена сметка от първия ден и ясно правило как теглите пари от фирмата.

2. Разходи без документ

Ако за разхода няма фактура или касова бележка, той не се признава за данъчни цели. Гориво, консумативи, командировки – когато документът липсва, плащате данък върху печалба, която всъщност не сте имали.

Какво да направите: снимайте всеки документ веднага и ги изпращайте на счетоводителя всеки месец, а не накуп в края на годината.

3. Пропуснати срокове

Справката-декларация по ДДС се подава до 14-о число, осигуровките се декларират до 25-о число на следващия месец, а годишната данъчна декларация – до 30 юни. Закъснението води до глоба, дори когато не дължите нищо. Годишните срокове сме събрали в статията за годишното приключване през 2026 г.

Какво да направите: календар на задълженията, който някой следи редовно.

4. Пропуснат праг за ДДС

От 2026 г. прагът е 51 130 € за календарната година, а заявлението се подава до 7 дни след превишаването. Ако го изпуснете, дължите ДДС за продажбите след това, без да сте го начислили на клиентите. Как се следи прагът, сме обяснили в статията за регистрацията по ДДС през 2026 г.

5. Разходи, които не се признават

Не всичко, платено от фирмата, е признат разход. Ако лични разходи минават като „представителни“ или като командировки без връзка с дейността, при проверка ще бъдат отхвърлени и ще дължите допълнителен данък с лихви. Класически пример е колата, която се ползва и за лични нужди, без пътни листове и без вътрешни правила.

6. Осигуряване на минималния доход без да е обмислено

Много собственици се осигуряват на минимума, за да плащат по-малко всеки месец. Последствията идват по-късно – при болничен, майчинство или пенсия, защото те се изчисляват от декларирания доход. От 1 август 2026 г. минимумът за самоосигуряващите се е 620,20 €. Кога има смисъл да е повече, сме описали в статията за осигуровките на самоосигуряващите се лица.

7. Каса, която съществува само на хартия

Наличността в касата и по банковата сметка трябва да отговаря на счетоводните записи. Голяма касова наличност, която физически я няма, е едно от първите неща, които проверяващите забелязват. Рискови са и плащанията в брой над законовия лимит.

Как да ги избегнете

Всички грешки по-горе имат обща причина – счетоводството се води „на парче“, а не всеки месец. От нашия опит три неща решават повечето проблеми:

• документите се предават всеки месец;
• счетоводителят следи сроковете и предупреждава навреме;
• големите решения – доброволна регистрация по ДДС, дивидент, покупка на кола – се обсъждат преди да се вземат.

Редовното счетоводство почти винаги излиза по-евтино от една глоба. Ако търсите кантора, може да ви е полезна статията ни как да изберете счетоводна кантора.

Често задавани въпроси

Мога ли да тегля пари от ЕООД, когато ми трябват?

Не свободно. Законните начини са възнаграждение, заплата или дивидент. Всяко друго теглене е заем от фирмата към вас и трябва да бъде документирано и върнато.

Какво да направя, ако съм изгубил фактура?

Поискайте дубликат от доставчика. Без документ разходът не се признава.

Има ли глоба, ако декларацията е нулева, но е подадена със закъснение?

Да. Глобата е за пропуснатия срок, а не за сумата.