Смяна на счетоводител: стъпки, документи и срокове

Сменят счетоводител по различни причини – пропуснати срокове, бавна комуникация, нужда от повече услуги. Самата смяна не е сложна, ако се направи подредено. Ето как.

Кога е най-удобно

Можете да смените счетоводителя по всяко време, включително в средата на годината. Най-гладко минава, когато смяната е след подаването на месечните декларации – за ДДС до 14-о число и за осигуровките до 25-о. Така новият счетоводител поема от чист месец.

Ако имате избор, началото на годината е най-удобно – тогава годишното приключване остава изцяло за единия от двамата.

Стъпки

1. Проверете договора с досегашния счетоводител – срок на предизвестие и какво е включено при прекратяване.
2. Изберете новия счетоводител. По закон финансовите отчети съставя лице с подходящо образование и стаж – например висше счетоводно-икономическо образование и поне 2 години стаж при магистър – или счетоводно предприятие.
3. Съставете опис на документите за предаване (вижте списъка по-долу).
4. Подпишете протокол за предаване. Закон не предвижда задължителен образец – протоколът е практика, но ви пази при спор какво е предадено.
5. Сменете достъпа до НАП. Новият счетоводител получава достъп до е-услугите с пълномощно и заявление към НАП. Пълномощното на предишния оттеглете – например по електронен път с квалифициран електронен подпис (КЕП) или в офис на НАП.
6. Проверете първия месец заедно – дали всички срокове са спазени и данните от предишния период съвпадат.

Какво да поискате от предишния счетоводител

• оборотни ведомости и главна книга към датата на предаване;
• годишните финансови отчети и данъчните декларации за предходните години;
• справки-декларации и дневници по ДДС;
• ведомости за заплати, трудови договори и документи на служителите;
• амортизационен план и опис на активите;
• подадените декларации към НАП и НОИ и входящите им номера;
• експорт от счетоводния софтуер, ако е възможен.

Колко време се пазят документите

Отговорността за документите е на фирмата, не на счетоводителя. Според Закона за счетоводството сроковете се броят от 1 януари на следващата година:

• ведомости за заплати – 50 години;
• счетоводни регистри и финансови отчети – 10 години;
• останалите счетоводни документи – 3 години.

Документите, нужни за данъчен контрол, може да се наложи да се пазят и по-дълго. Затова при смяна се уверете, че оригиналите са при вас или при новия счетоводител – не „някъде при стария“.

Ако се колебаете как да изберете нов счетоводител, вижте 8-те въпроса преди да подпишете договор.

Често задавани въпроси

Мога ли да сменя счетоводителя в средата на годината?

Да. Най-удобно е след подаването на месечните декларации, за да започне новият счетоводител от чист месец.

Има ли задължителен образец на протокол за предаване?

Не. Протоколът е практика, но е добре да го има – описва какво точно е предадено.

Как новият счетоводител получава достъп до НАП?

С пълномощно и заявление към НАП за достъп до е-услугите. Пълномощното на предишния се оттегля – например по електронен път с КЕП или в офис на НАП.

Колко години се пазят счетоводните документи?

Ведомостите за заплати – 50 години, регистрите и финансовите отчети – 10 години, останалите документи – 3 години, считано от 1 януари на следващата година.